Wenn das System versagt: Wie das Finanzamt einen Verstorbenen zur Kasse bat – und was Betroffene tun können

Wenn Behörden auf Automatisierung setzen, verlassen sich Familien im Regelfall darauf, dass sensible Daten korrekt verarbeitet werden. Doch der Fall aus Vorarlberg zeigt, wie ein technischer Fehler schnell zu realen Belastungen führen kann. Er macht zugleich sichtbar, welche Schritte Angehörige kennen sollten, wenn ein solcher Irrtum passiert.

Der Fall aus Vorarlberg: Wenn Algorithmen Verstorbene mahnen

Im Mai 2023 verstarb ein Mann aus Vorarlberg. Seine Tochter Irene B. kümmerte sich mit Unterstützung des Pensionistenverbands um alle steuerlichen Formalitäten für das Sterbejahr – fristgerecht und vollständig. Trotzdem erhielt die Familie ein Jahr später eine Aufforderung zur Einreichung der Steuererklärung 2024, adressiert an den Verstorbenen. Da der Mann bereits gemeldet und steuerlich abgerechnet war, hielten die Angehörigen das Schreiben für einen klaren Systemfehler und entsorgten es.

Wenige Wochen darauf folgte jedoch eine zweite Mahnung, diesmal mit Hinweis auf mögliche Sanktionen. Beim Anruf im Finanzamt erlebte Irene B. Überraschung statt Verständnis: Die Mitarbeitenden verwiesen auf das, „was das System vorgibt“, und konnten den Vorgang nicht sofort bereinigen. Kurz darauf buchte das System automatisch 150 Euro vom Pensionskonto des Verstorbenen ab. Erst nach der Einschaltung des Steuerombudsmanns wurde der Betrag rückerstattet – zusammen mit einer kleinen Gutschrift aus der Abrechnung 2023.

Der Vorfall reiht sich in mehrere ähnliche Meldungen ein. Angehörige berichten zunehmend von Bescheiden, Mahnungen und Zahlungen, die automatisiert an Verstorbene gerichtet werden. Ein Problem, das vor allem dann entsteht, wenn unterschiedliche Datenbanken der Verwaltung nicht synchron reagieren.

Rechtliche Grundlagen: Was gilt bei Verstorbenen steuerlich?

Steuerrechtlich ist die Lage klar geregelt. Die Steuerpflicht endet mit dem Tod einer Person. Für Jahre nach dem Ableben dürfen weder Erklärungen abgegeben noch Forderungen gestellt werden. Lediglich für das Sterbejahr können Hinterbliebene eine Arbeitnehmerveranlagung beantragen. In vielen Fällen führt dies zu einer Rückzahlung, weil bereits einbehaltene Lohnsteuer anteilig erstattet wird.

Das Finanzamt erhält Todesmeldungen automatisch über das Zentrale Melderegister, das wiederum von den Standesämtern gespeist wird. Theoretisch sollte die steuerliche Akte danach geschlossen sein. In der Praxis kommt es jedoch zu Abweichungen: Manche Systeme verarbeiten die Meldung später oder erkennen sie nicht korrekt, sodass automatische Abläufe weiterlaufen – und damit Bescheide entstehen, die faktisch nicht zulässig sind.

Automatisierung im Finanzamt: Effizienz mit Nebenwirkungen

Die österreichische Finanzverwaltung baut seit Jahren auf digitale Prozesse. Erklärungen werden automatisiert geprüft, Standardfälle ohne menschliche Kontrolle abgeschlossen. Fachleute sehen darin einen wichtigen Schritt zur Entlastung der Behörden und zur schnelleren Bearbeitung von Massenvorgängen.

Gleichzeitig zeigt der Fall aus Vorarlberg, wo Grenzen bestehen. Wenn ein Algorithmus eine Meldung falsch interpretiert oder eine Datenbank nicht rechtzeitig aktualisiert wird, fehlt oft die Instanz, die solche Fehler sofort korrigiert. Mitarbeitende können zwar auf Anfragen reagieren, aber nicht jeden automatisierten Vorgang vorab stoppen. Dadurch sind Bürgerinnen und Bürger gelegentlich gezwungen, gegen eindeutig falsche Bescheide formal Beschwerde einzulegen – selbst dann, wenn die Ursache offenkundig ein technischer Fehler ist.

Was können Betroffene tun? Praktische Handlungsschritte

Wer ein Schreiben erhält, das offensichtlich an eine verstorbene Person adressiert ist, sollte rasch handeln. Entscheidend ist eine schriftliche Reaktion innerhalb eines Monats. Darin sollte der Todesfall klar genannt und eine Kopie der Sterbeurkunde beigefügt werden.

Folgende Stellen bieten Unterstützung:

• Steuerombudsdienst des Finanzministeriums – zuständig für Beschwerden im Zusammenhang mit der Finanzverwaltung 
• Pensionistenverband – hilft vor allem älteren Angehörigen bei der Kommunikation mit Behörden 
• Arbeiterkammer – berät bei fehlerhaften Bescheiden und Rückforderungen

Wurden bereits Beträge abgebucht, kann eine Rückerstattung beantragt werden. Grundlage ist der Hinweis, dass Bescheide nach dem Tod einer Person rechtlich unwirksam sind.

Der Fall aus Vorarlberg erinnert daran, dass Digitalisierung Vorteile bringt, aber auch Überprüfung braucht. Wo Algorithmen Entscheidungen treffen, müssen Kontrollmechanismen sicherstellen, dass besondere Lebenssituationen – wie ein Todesfall – korrekt erfasst werden. Die Verwaltung steht damit vor einer zentralen Aufgabe: Effizienz zu wahren, ohne den Blick für individuelle Fälle zu verlieren.